La negociación como el medio alternativo de resolución de conflictos más eficaz y efectivo reviste una metodología que se desarrolla en 6 etapas o fases:

Fase 1: La preparación: Comenzar con buen pie.  El 80% de las negociaciones se ganan antes de sentarse a debatir

Durante la preparación se define el objetivo, el procedimiento para alcanzarlo y las tácticas a emplear.

Hablando en términos técnicos, se determina el BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement o Mejor Alternativa a la Negociación) y el punto de reserva (es decir el mínimo a aceptar).

A la hora de definir el BATNA y punto de reserva el negociador debe ser objetivo y tener en cuenta la totalidad de los factores intervinientes, incluso aquellos que sean intangibles, como por ejemplo el propio valor de la relación y la estimación de su potencialidad a futuro.

Este punto reviste crucial importancia, debido a que su correcta determinación permitirá adelantarse al conocimiento de cuándo es mejor un NO acuerdo, esto ocurrirá en el supuesto de que el posible acuerdo sea menor que el punto de reserva fijado, caso en el cual resultará más conveniente retirarse de la negociación.

En el mismo orden de ideas, un BATNA y un punto de reserva claramente establecidos, darán la perspectiva para reconocer un acuerdo beneficioso, la necesidad de mantenerse firme en una posición y la posibilidad de hacer concesiones en determinados aspectos.

El BATNA debe ser monitoreado y de ser necesario modificado en el transcurso de la negociación, esto lo dirá la propia dinámica del proceso y la misma acción de la contraparte.

Del mismo modo, la etapa de preparación supone mediante el análisis del dialogo previo y la recopilación de  información, el conocimiento de los objetivos de la contraparte, su BATNA, su punto de reserva, su estilo y táctica de negociación, sus debilidades y sus fortalezas.

Fase 2: La discusión, el inicio de la negociación (similar a la etapa de la determinación de necesidades en la venta)

Durante la discusión se da lugar a la exposición y el intercambio de ideas en esfuerzo conjunto y en un clima de respeto hacia las inquietudes manifestadas por la contra parte.

Se expresan claramente los intereses propios, a fin de brindar el conocimiento al antagonista del interés perseguido, de modo que no haya cabida a malas  interpretaciones ni se generen falsos supuestos.

Es importante detectar si existe reserva en el adversario, ya que de ser así, no es conveniente hablar de más.

La formalidad excesiva pudiera convertirse en una barrera a la hora de discutir, así también demasiada informalidad pudiera interpretarse como falta de seriedad. Hay que ser equilibrados y prestar atención a la forma como puede ser codificado nuestro modo de proceder.

 Fase 3: El análisis de la parte contraria, las señales

El conocimiento de la parte contraria en la negociación se adquiere por intermedio del análisis de sus respuestas formales e informales, así como también de su conducta y comportamiento (lenguaje corporal).

La dinámica de la negociación, es decir, el acercamiento o distanciamiento de las posiciones se percibe por medio de las señales emitidas por los negociadores.  Estas señales indican el nivel de disposición a ceder o no.

Todo elemento de comunicación que nos permita un mejor conocimiento de la contraparte nos situará en posición ventajosa a la hora de negociar.

Especial mención merecen los negociadores de tipo distributivo, es decir, aquellos que procuran ocultar sus verdaderos intereses y no revelan mayor detalle sobre su BATA y punto de reserva, pues obtener información de ellos puede resultar complicado.

Identificando las diferencias en cuanto a las expectativas de nuestro adversario, podremos sacar partido de ello y crear valor mediante el intercambio.

 Fase 4: Las propuestas

La etapa de la discusión evoluciona a la emisión de señales, estas, llevan a las propuestas.

En otras palabras, las propuestas son los puntos distintos a la posición inicial sobre los cuales las partes están dispuestas a ceder.

Una propuesta estratégicamente diseñada establece una oferta  elevada con la finalidad de que la contraparte busque un acuerdo cercano a nuestro objetivo, claro está que no debemos exagerar al extremo de sobrepasar su punto de reserva, esto echaría por la borda lo ya logrado y al resultar inalcanzable a los ojos del adversario se corre el riesgo de que emprenda su retirada.

En caso de venir la propuesta exagerada de la parte contraria, el buen negociador con su mente estratégica podrá manejarlo, ya sea con una contraoferta similar en monto para obligar el punto medio, explicando y razonando los motivos por los cuales la encuentra desproporcionada y sustentando una opción válida o, de ser necesario para bajar el nivel de presión, desviando la atención hacia otro tema para luego plantear la propia fundamentada sólidamente.

Conociendo el punto de reserva de la contraparte es favorable tomar la iniciativa y ser los primeros en proponer una oferta, en caso contrario, es recomendable dejar que ellos sean los primeros.

Importante: Siempre deben plantearse las propuestas de modo condicional,  esto es, como opción a cambio de algo.

 Fase 5: El intercambio

Es el clímax del proceso y requiere especial atención pues aquí se plantea la obtención de un beneficio por renuncia a otro.

Un sabio intercambio consiste en dar a la contraparte aquello que para ella tiene valor pero que para nosotros no posee tanto y viceversa.

Los intercambios ameritan flexibilidad, más aún en esta fase de culminación.  Puede resultar beneficioso ceder en puntos en lo que inicialmente no se contempló esa posibilidad, recordemos que la negociación es dinámica y hay que moverse a su ritmo.

 Fase 6: El acuerdo y cierre de la negociación

Al percatarse de estar cerca de un punto que se considere cercano a nuestra expectativa, es prudente hacerlo del conocimiento de la parte contraria, transmitiéndole el mensaje de no realizar demandas de último momento que posterguen la finalización del proceso.

El cierre por concesión termina la fase de intercambio al aceptar otorgar un beneficio para adherirse al acuerdo.

Otra modalidad (la más empleada) es el cierre por resumen, que se da al concluir el intercambio con la síntesis de los acuerdos alcanzados hasta ese punto, enfatizando respecto de las concesiones hechas, las ventajas de lograr el consenso en los aspectos aún pendientes.

Una vez definido el acuerdo, debe plasmarse en el documento a suscribir, en los términos planteados, sin suprimir ni agregar, así se evitarán confusiones y conflictos sucesivos.

Finalmente, es conveniente hacer una referencia de tipo ético. El negociador debe procurar la satisfacción de los intereses de la parte en nombre de quien actúa, teniendo en cuenta la importancia de conservar y fortalecer las relaciones con el adversario, dejando el camino abierto y el buen nombre para, de ser posible, proseguir relaciones fundamentadas en la seriedad y el compromiso, en lo sucesivo.